Back Office

Das Back-Office ist ein besonderer Teil eines Unternehmens. Bei diesem Teil handelt es sich nicht nur einen Teil des Kerngeschäfts, sondern um den Bereich des Unternehmens, der zur Aufrechterhaltung dient. Jedes Unternehmen hat einen anderen Back-Office Bereich. Zu den bekanntesten Aufgaben, die zum Back-Office gehören, zählen:

• die Buchhaltung
• der IT-Support
• das Kreditrisikomanagement
• die Anrufannahme
• die Organisation für eine Hauptversammlung

Beispiel:
Das Unternehmen beschäftigt sich mit dem Handel und somit handelt es sich um ein Handelsunternehmen, das sich auf die verschiedensten Waren spezialisiert hat. Die Waren spielen dabei keine Rolle. Zum Kerngeschäft eines Handelsunternehmen gehören:

• das Marketing
• der Einkauf
• der Vertrieb
• die Logistik

Dazu kommen die Aufgaben, die vom Back-Office übernommen werden. Dazu gehören:

• die Buchführung
• die Telefonzentrale
• die Zollabwicklung
• die Datenverbreitungsanlage
• das Risikomanagement

Die Trennung der einzelnen Geschäftsfelder spielt gerade für den betrieblichen Aufbau eine wichtige Rolle. Durch eine gut strukturierte Trennung der einzelnen Geschäftsbereiche können Interessenkollisionen verhindert werden. Eine ganz besondere Rolle nimmt in der Geschäftsführung die Rechtsabteilung ein. Sie hat zwar einen großen Anteil am Kerngeschäft, also in diesem Fall dem Handel, aber wird meist als Back-Office bezeichnet oder wird im Bereich der Stabsstellen verbucht. Bekannt ist der Name Back-Office mittlerweile auch durch einige IT-Produkte. Hierbei handelt es sich um spezielle Server-Programme, die als Hintergrund laufen und mit den eigentlichen Funktionen nicht viel zu tun haben. Allerdings wird der Begriff im Bereich der IT-Branche nicht mehr häufig verwendet. Mittlerweile gehört er fast ausschließlich in den Geschäftsbereich.

Die Unternehmen mit Back-Office

In der heutigen Zeit arbeiten viele Unternehmen mit einem Front-Office und einem Back-Office. Das Front-Office ist das Kerngeschäft eines jeden Unternehmens und das Back-Office kümmert sich um die Aufgaben, die im Hintergrund erledigt werden müssen. Nur eine gute Kombination von Front- und Back-Office führt zu einem erfolgreichen Unternehmen. Im Grunde besitzt also jedes Unternehmen ein Back-Office, egal ob es sich um einen kleinen Handwerksbetrieb handelt, der sich mit dem Einbau von Fenstern beschäftigt oder der große Konzern, der sich mit In- und Export von verschiedensten Waren kümmert. Je nach Größe des Unternehmens ist auch der Back-Office Bereich unterschiedlich groß. Einige Unternehmen besitzen ein Back-Office, dass einen ganzen Trakt einnimmt und mit mehreren Hundert Mitarbeitern bestückt ist. Die Aufgaben des Back-Office variieren je nach Unternehmenssparte.

Die Grundaufgaben eines Back-Office

Es gibt Back-Office, die verschiedenste Aufgaben haben. Allerdings gibt es auch Grundaufgaben in einem Unternehmen, die immer von einem Back-Office erledigt werden. Zu den Grundaufgaben gehören die Kundenakquize. Jedes Unternehmen braucht für ein funktionierendes Tagesgeschäft Kunden, die den Service nutzen oder die Produkte kaufen. Diese Kunden zu finden gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Back-Office. Dazu können verschiedene Marketingstrategien verwendet werden. Eine weitere Grundaufgabe des Back-Office ist die Buchhaltung. Jedes Unternehmen braucht eine gute Buchhaltung, in denen nicht nur die Ausgaben, sondern auch die Einnahmen und alle anderen Kosten festgehalten werden. Das Back-Office sorgt für eine ordentliche Buchhaltung, die auch der Prüfung durch das Finanzamt standhalten kann. Auch die Organisation von Versammlungen und Mitarbeitertreffen gehört zu den Grundaufgaben eines Back-Office. Sie kümmern sich um die Terminsuche, die Einladungen und die Organisation der Versammlung. Neben diesen Grundaufgaben kommen noch verschiedene weitere Aufgaben hinzu, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind.

Das Personal des Back-Office

Das Back-Office kann nur funktionieren, wenn fachkundiges Personal sich um diesen Bereich kümmert. Zum Personal gehören Bürofachkräfte, Marketing-Experten, Buchhalter und andere Berufssparten. Für ein gutes Back-Office müssen Fachkräfte angeworben werden, die ihren Beruf durch eine jahrelange Ausbildung gelernt haben. Sie kennen die erlernten Bereiche eines Unternehmens am besten und können das Back-Office zu einem florierenden Bereich im Unternehmen machen. Während die Bürofachkräfte der Hauptansprechpunkt für alle sind, sind die Experten im Bereich Marketing und Buchhaltung eher im Hintergrund tätig. Sie werden von den Bürofachkräften mit den notwendigen Informationen versehen, um ihre Arbeiten sachgemäß ausführen zu können. Das Fachpersonal wird an Fachschulen Deutschlandweit ausgebildet. Dabei verdient ein Back-Office Mitarbeiter recht gut. Er hat ein Durchschnittsgehalt von um die 32.500 Euro. Die Gehaltsspanne ist recht hoch und wird durch die Region bestimmt. Back-Office Mitarbeiter in München und Hamburg können mit einem höheren Gehalt rechnen als in Dortmund oder Essen.

Back-Office auch bei Onlinegeschäften

In der heutigen Zeit sind Onlineshops sehr gefragt. Immer mehr Unternehmen setzen auf die Vielseitigkeit des Internets und bauen einen eigenen Onlineshop auf. Das Erstellen eines Onlineshops ist heute nicht schwer. Sobald der Shop allerdings online ist, müssen alle Transaktionen reibungslos ablaufen. Das beginnt schon bei den EDV-Komponenten. Sie müssen optimal miteinander vernetzt sein, damit ein reibungsloser Ablauf funktionieren kann. Gerade bei einem Onlineshop spielt die Verbindung zwischen dem Front-Office also dem Kerngeschäft und dem Back-Office eine wichtige Rolle. Die Kundendaten, Die Artikeldatenbank, der Lagerbestand und die Preisinformationen müssen immer gleich sein und für alle Mitarbeiter in beiden Bereichen zugänglich. Der Back-Office Bereich muss mit einer guten Firewall vor dem Zugriff von Aussenstehenden geschützt werden. Das ist sehr wichtig, um die Unternehmensstruktur vor Fremden geheim zu halten. Bevor ein Onlineshop an den Start gehen sollte, ist somit eine gründliche Vorplanung notwendig. Das Back-Office muss seine Funktion zu 100 % erfüllen können und mit dem Front-Office verknüpft sein, damit die Abläufe ineinandergreifen und so für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Nur so kann dem Kunden eine gleichbleibende Qualität und ein guter Service garantiert werden. Für den Umsatz bedeutet ein gutes Back-Office eine Steigerung.

Credit Risk Management wird vom Back-Office gesteuert

Im Kreditwesen ist der Begriff Credit Risk Management bekannt. Mit diesem Begriff ist das Risiko gemeint, das der Kreditnehmer hat, ob die gewährten Kredite zurückgezahlt werden oder nicht. Das CRM ist auch unter den Namen Debitorenrisiko oder Kreditrisiko bekannt. Dieser Bereich wird von dem Back-Office überwacht und verwaltet. Das beginnt bei der Genehmigung von Krediten und geht bis hin zur Kontrolle bei den Börsenaktivitäten. Das Back-Office kümmert sich zuerst um die Genehmigung eines Kredits und im Vorfeld natürlich um die Liquidität. Alle Transaktionen werden von dem Back-Office strukturiert und überwacht. Dadurch kann der Kreditgeber, somit die Bank oder ein Einleger, den Kreditnehmer genau überwachen ohne aus dem täglichen Tagesgeschäft fern zu bleiben. Die Überwachung übernimmt zu 100 % das Back-Office.