Beurkundung

Eine Beurkundung ist heute bei vielen Prozessen rechtlich unerlässlich und wird durch einen Notar vorgenommen. Bei einer Beurkundung werden der Inhalt eines Vertrages bzw. eines Rechtsgeschäfts und die Identitäten der Beteiligten bzw. die Unterschriften, die von den Parteien geleistet werden, auf ihre Richtigkeit geprüft. So ist es zum Beispiel zwingend erforderlich, den Verkauf bzw. Kauf eines Grundstücks immer beurkunden zu lassen, damit der Vertrag Gültigkeit hat. Wird die Beurkundung umgangen bzw. nicht beachtet, ist der Vertrag nichtig. Die Kosten für eine Beurkundung von einem Notar trägt im Regelfall der Käufer, sofern mit der Gegenpartei, dem Verkäufer, nichts anderes im Vorfeld vereinbart wurde.

Eine Beurkundung findet grundsätzlich bei einem Notar statt, der diese nach entsprechender Belehrung der Erschienen im rechtlichen Sinne durchführt. Für die Beurkundung wird eine entsprechende Urkunde aufgesetzt, die den Erschienenen dann vorgelesen wird, im Anschluss genehmigt und eigenhändig durch die Erschienenen unterschrieben wird und so ihre Rechtskraft erhält. Der Notar besiegelt mit seiner abschließenden Unterschrift die Anwesenheit der erschienenen Personen und die abgegebenen Erklärungen, die sich durch deren Unterschriften zu einem Rechtsgeschäft ergeben haben. Das Beurkundungsgesetz stellt die Basis für die Einzelheiten einer Beurkundung. Die Beteiligten erhalten eine Ausfertigung oder beglaubigte Abschriften der Urkunde, die als Originaldokument beim Notar verbleibt. Neben anderen Bereichen ist es häufig der Immobilienbereich, der einer Beurkundung bedarf.

Unterschied notarielle Beurkundung und öffentliche Beurkundung

Es gibt zwei verschiedene Arten der Beurkundung, die öffentliche und die notarielle. Bei der öffentlichen Beurkundung handelt es sich um eine Aufzeichnung von Erklärungen, die von einer örtlichen oder einer sachlichen Urkundsperson ausgestellt werden. Dabei ist die öffentliche Beurkundung immer in geschriebener Form notwendig und kann nur in einem sehr genau vorgeschriebenen Verfahren durchgeführt werden. Anders sieht es bei einer notariellen Beurkundung aus. Hierbei handelt es sich um eine amtliche Bescheinigung, die von einem Notar beglaubigt werden muss. Wichtig zu wissen ist, dass es Unterschiede zwischen einer Beglaubigung und einer Beurkundung gibt.

Allgemeine Informationen zur Beurkundung

Die Beurkundung ist eine Bescheinigung, die den Rechtsverkehr entscheidet beeinflussen kann. Sie sorgt für eine Leichtigkeit, in einem Bereich, der ansonsten mit vielen Paragrafen und Statuten versehen ist. Während einige Bereiche durchaus ohne eine Beurkundung auskommen, gibt es aber auch Ausnahmen. Hier ist eine notarielle Beurkundung meist unerlässlich. Ist eine Beurkundung durchgeführt dann erfüllt sie:

• eine Gültigkeitsfunktion
  Die notarielle Beurkundung sorgt dafür, dass das Rechtsgeschäft gültig ist. Ohne die Beurkundung ist das Geschäft nichtig.
• eine Warnfunktion
  Die Person, die eine Beurkundung unterschreibt wird mit Hilfe dieses Dokuments vor Risiken geschützt, denn es können keine übereilten Entscheidungen getroffen werden.
• eine Beweisfunktion
  Die Beurkundung stellt sicher, dass das Geschäft mit dem Inhalt rechtsgültig zustande gekommen ist.
• eine Beratungsfunktion
  Sie stellt zudem eine Beratungsfunktion dar, denn der Inhalt dient allen Beteiligten als Belehrung und als sachkundige Beratung.
• eine Kontrollfunktion
  Mit Hilfe der Beurkundung kann gerade in Bezug auf die Behörden eine Kontrollfunktion ermöglicht werden. Gerade bei steuerlichen Geschichten ist ein solches Dokument sehr wichtig und kann einige Euros einsparen oder auch kosten. Gerade, wenn es um Schenkungen oder Erbschaften geht. Aber auch bei der Grunderwerbssteuer oder dem Grundstückskaufvertrag gibt es Vor- und Nachteile. Beim Grundstückskaufvertrag muss der Notar umgehend dafür sorgen, dass die Beurkundung an das zuständige Finanzamt gesendet wird. Das ist im GrEStG §18 festgelegt.

Rechtsgeschäfte, die einer Beurkundung bedürfen

Es gibt viele Rechtsgeschäfte, die mit einer Beurkundung durch einen Notar abgeschlossen werden müssen. Dazu gehören:

• Grundstückskaufverträge
• Vermögensübertragungen
• Schenkungsversprechen
• Verträge aus Zugewinnausgleich
• Eheverträge
• Erbteilverfügungen
• öffentliche Testamente
• Erbverzichtsverträge
• Erbverträge selbst
• Erbschaftskäufe
• Abtretungen / Verpfändungen von Gesellschaftsanteilen

Die notarielle Beteiligung an der Beurkundung

In den meisten Fällen sind die Notare für die Beurkundung von Rechtsgeschäften zuständig, aber es gibt auch einige Ausnahmen. Bei einer Ausnahme können Gerichte oder sogar Urkundspersonen für eine Beurkundung sorgen. Beispielsweise gibt es eine Urkundsperson, die beim Jugendamt arbeitet, die Verträge beurkunden kann wie Mutterschaft oder Vaterschaft. Grundsätzlich können diese Personen aber nicht eigenmächtig handeln, sondern müssen vom Amtsleiter dazu ermächtigt werden.

Gerade bei komplizierten Rechtsgeschäften sieht der Gesetzgeber vor, dass eine notarielle Beurkundungspflicht besteht. Bei einem solchen Geschäft muss ein Notar ins Boot geholt werden, der dafür sorgt, dass alle rechtlichen Risiken für die Parteien ausgeschlossen werden können. Im Beurkundungsgesetz steht der genaue Ablauf einer solchen Beurkundung. Die Urkunde muss immer in der deutschen Sprache erfolgen und die Identität aller anwesenden Personen muss genau kontrolliert werden. In der Regel handelt es sich bei der Nachweisung der Identität um eine Kontrolle des Personalausweises. Die Niederschrift muss in Gegenwart aller Parteien vorgelesen werden und anschließend muss die Urkunde von den Parteien unterschrieben werden. Die Anwesenheit des Notars auch bei der Unterschrift ist Pflicht. Erst, wenn der Notar die Urkunde als letzte Partei unterschrieben hat, ist die Urkunde rechtskräftig. Stempel und Siegel vervollständigen die Urkunde.

Der genaue Ablauf einer Beurkundung im Überblick

Alle Beteiligten müssen entweder persönlich erscheinen oder einen Vertreter schicken, der mit einer Vollmacht ausgestattet ist. Das Treffen findet immer bei einem ausgesuchten Notar, in dessen Räumlichkeiten statt.

1. Der Notar hat zunächst die Pflicht, die Identität aller Beteiligten festzustellen und ihre Geschäftsfähigkeit zu erklären.
2. Anschließend werden die Erklärungen aufgenommen, die für die Erstellung der Urkunde notwendig sind.
3. Der Notar belehrt alle Beteiligten über die Rechte und die Auswirkungen, die der Vertrag für alle unterschriebenen Personen haben wird.
4. Jetzt wird die Niederschrift im Ganzen vorgelesen. Das muss nicht zwingend der Notar machen. Die Vorlesung kann auch von einer anderen Partei aus dem Notarbüro durchgeführt werden allerdings ist die Anwesenheit des Notars Pflicht.
5. Zum Schluss müssen alle Beteiligten die Urkunde unter den Augen des Notars unterschreiben. Rechtswirksam wird die Urkunde erst, wenn der Notar unterschrieben hat und die Urkunde mit Stempel versehen ist.
6. Nachdem die Urkunde erstellt wurde, erhalten alle Beteiligten eine Ausfertigung. Dabei bleibt die Originalurkunde immer beim Notar, der für die Verwahrung zuständig ist. Er versendet nur beglaubigte Kopien, die als Rechtsmittel vollkommen ausreichend sind.

Die Kosten für eine Beurkundung

Für die Erstellung einer Beurkundung verlangt der Notar sogenannte Notarkosten. Dabei sind die Kosten nicht immer in gleicher Höhe. In der Regel geht es um einen hohen Betrag und anhand dieses Betrages wird die Gebühr für den Notar berechnet. Die Notarkosten belaufen sich etwa auf 1% des Kaufpreises. Wobei die Gebühren in der Notargebührenverordnung genau erläutert sind. Mittlerweile gibt es eine Tabelle, in der die Kosten für den Notar nachzulesen sind: