Inhalt
Was ist Controlling?
Controlling in Unternehmen
Beim Controlling (englisch “to control“, deutsch „steuern“) handelt es sich um einen Begriff aus der Wirtschaftslehre. Controlling steht jedoch, anders als der Name dies vermuten lassen könnte, nicht für eine formale Kontrolle, sondern vielmehr für ein komplexes Steuerungssystem.
Das Controlling in Unternehmen ist eine Teilfunktion der Unternehmensführung und gleich zu setzen mit dem Management und den damit verbundenen Aufgaben.
Beim Controlling wird primär die Unternehmensplanung entworfen und gesteuert.
Unternehmerische Koordinations- und Kontrollaufgaben sind ein weiterer Zweig des Controlling, hauptsächlich mit dem Ziel, das Unternehmen mit wichtigen Informationen und Instrumenten zu versorgen.
Das Controlling kann in einem Unternehmen von verschiedenen verantwortlichen Personen oder auch von der Geschäftsführung ausgeführt werden. In der Regel sind Mitarbeiter im Controlling eines Unternehmens beschäftigt, die vorab eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium absolviert haben. Die Berufsbezeichnung „Controller“ gibt es dabei nicht und es handelt es sich bei diesem Beruf auch nicht um einen klassiches Lehrberuf.
In kleinen und mittelgroßen Unternehmen wird das Controlling oftmals von der Geschäftsführung oder deren direkt unterstellte Mitarbeitern übernommen. Ab einer Unternehmensgröße von 200 Mitarbeitern hat eine Firma in der Regel eine eigene Controlling Abteilung mit mehreren Beschäftigten.
Arten des Controlling
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Arten des Controlling: Das operative und das strategische Controlling.
Beim operativen Controlling handelt es sich um eine strategische Ausrichtung auf kurzfristige Unternehmensziele, meist Zwischenziele (zum Beispiel das Quartalsziel). Ein gezielter Vergleich der geplanten und der tatsächlich erreichten Zwischenziele zeigt beim operativen Controlling auf, an welchen Stellen noch Verbesserungsbedarf besteht.
Im Gegensatz zum operativen Controlling ist das strategische Controlling auf langfristige Unternehmensziele ausgerichtet. Im Rahmen des strategischen Controlling werden die Stärken, Schwächen und Wettbewerbsvorteile analysiert, mit dem Ziel, eine langfristig bessere Marktpositionierung zu erreichen. Zu den bekanntesten und am häufigsten genutzten Instrumenten des operativen Controlling gehört die SWAT-Analyse. Mithilfe dieses Analyseverfahrens wird die Zielgruppe bestimmt und zielgruppengerecht, beispielsweise über den Kommunikationskanal Social Media, angesprochen.
Aufgaben des Controlling
Planungsaufgaben
In erster Linie werden kurz- und langfristige Budgetierungen eines Unternehmens über das Controlling geplant. Während der Planung werden Maßnahmen und Ressourcen zur Zielerreichung ausgearbeitet. Das Controlling erstellt dabei Planungsunterlagen (Formulare) und übernimmt die zeitliche Koordination einzelner Ziele oder eines übergeordneten Ziels. Die durch die Mitarbeiter erstellten Teilpläne werden im Anschluss durch den Leiter des Controlling auf die Zielkonformität überprüft und gegebenenfalls abgeändert. Im Anschluss werden Planwerte in Form von Budgets festgeschrieben und dokumentiert. Ziel ist es dann, das Unternehmensziel mit dem vorab kalkulierten Budget zu erreichen.
Steuerungsaufgaben
Steuerungen können fortlaufend (perspektiv), mitlaufend oder nachlaufend (retrospektiv) vorgenommen werden. Im Controlling wird meist die nachlaufende Perspektive genauer betrachtet. Während des Prozesses der Steuerung werden die Geschäftsverläufe systematisch überwacht und analysiert, indem mit Ist- und Soll-Werten gearbeitet wird. Ratsam ist es hierbei, die tatsächlichen Werte (also die Ist-Werte) mit den ursprünglichen Planwerten zu vergleichen und dabei die flexiblen und mitlaufenden Soll-Werte einzeln zu dokumentieren. Nur auf diese Weise ist es möglich, die Geschäftsverläufe zu jedem Zeitpunkt zu prüfen und mit Vergleichszeitpunkten in Zusammenhang zu setzen.
Im Rahmen der Steuerung kann das Controlling ferner eventuelle Abweichungen und deren Ursachen und Wirkungen zielgerichtet ermitteln. Möglicherweise nötige Gegensteuerungsmaßnahmen können so kurzfristig und nach Rücksprache mit dem Management oder der Geschäftsleitung durchgeführt werden. Die steuernde Einflussnahme des Controlling und des Managements in die Geschäftsverläufe ist primär von der direkten Einflussnahme auf das Rollenverständnis und auf das Verhalten geprägt. Vorhandene Zahlen, Fakten und Daten können durch die Steuerungsaufgaben des Controlling belegt oder in Frage gestellt werden.
Erstellung von Zukunftsprognosen
Ein weiterer Teilbereich des Controlling ist das Erstellen von Prognosen über den zu erwartenden Geschäftsverlauf. Das Kernziel hierbei ist, unerwünschte Entwicklungen effektiv und frühzeitig zu erkennen und diesen entgegen zu wirken.
Für zuverlässige Zukunftsprognosen (Vorschaurechnungen) werden folgende drei Posten betrachtet:
- das Leistungsbudget (über die Ermittlung des voraussichtlichen Jahresüberschusses)
- die Planbilanz
- die Finanzbilanz (über die Berechnung des voraussichtlichen Zahlungsmittelbedarfs)
Koordinationsaufgaben
Beim Controlling liegt der Fokus auf die generelle Zielausrichtung und auf die Koordination des Kontroll- und Planungsapparats gleichermaßen.
Hierbei wird zwischen einer systemkoppelnden und einer systembildenden Koordination unterschieden.
Im Rahmen der systemkoppelnden Koordinationsaufgabe werden Teilsysteme miteinander abgestimmt. Speziell wird die Deckung des Informationsbedarfs über Planungs- und Steuerungsprozesse über das Rechnungswesen verbessert. Ein optimal geplantes Rechnungswesen zeigt dabei immer Handlungsalternativen auf.
Bei der systembildenden Koordination wird erst einmal ein funktionierendes Informationssystem hergestellt, über welches laufend Anpassungs-, Gestaltungs- und Abstimmungsaufgaben bearbeitet werden können.
Rationalitätssicherungsaufgaben
Sekundär wird mithilfe des Controlling versucht, eine Rationalität in der Unternehmensführung herzustellen. Das unternehmerische Ziel soll immer vor den persönlichen Zielen der einzelnen Akteuere (beispielsweise dem stellvertretenden Geschäftsführer) stehen. Persönliche und individuelle Ziele sollen in den Hintergrund gerückt werden. Ein weiterer Teilbereich im Rahmen von Rationalitätssicherungsaufgaben ist es, mangelndeFachkenntnisse und eingeschränkte Aufnahme- und Verarbeitungskapazitäten zu identifizieren und diesen mit gezielten Maßnahmen entgegen zu steuern.
Das Controlling bei der Kreditvergabe
Bei der Beantragung und bei der Inanspruchnahme von Krediten spielt das Controlling eines Unternehmens eine zentrale Rolle. Kredite sind meist auf lange Zeit angelegt und können bei einer Fehlplanung enorme finanzielle Einbußen für das Unternehmen zur Folge haben. Entsprechend ist ein qualifiziert arbeitendes Controlling bei der Aufnahme oder bei der Vergabe von Krediten unentbehrlich. Das Controlling kann die Bonität des eigenen Unternehmens und auch die Bonität möglicher Kunden oder Lieferanten optimal ermitteln. Im Falle einer hohen Bonität muss ein Unternehmen vor dem Erhalt eines Kredits weniger Eigenkaptital in das Kreditprojekt investieren als bei einer niedrigen Bonität. Um die eigene Kreditwürdigkeit und die Kreditwürdigkeit möglicher Geschäftspartner und Kunden zu analysieren, können Ratingverfahren angewandt werden. Zudem können Informationen über externe Auskunfteien, wie zum Beispiel der SCHUFA oder Infoscore, eingeholt werden.
Bei einem sogeannten „Kreditcontrolling“ werden Daten aus den unterschiedlichen unternehmerischen Bereichen zusammengestellt und aufbereitet. Bei der Genehmigung eines Kredits hat das Controlling die Aufgabe, die Kreditentscheidung in Bezug auf die Prognosen zu überprüfen und gegebenenfalls kompensatorisch einzugreifen.
Auch kann das Controlling eines Unternehmens gegenüber Banken abweichende Prognosen rechtfertigen. Während der Laufzeit eines Kredits ist es die Aufgabe des Controlling in regelmäßigen zeitlichen Abständen zu überprüfen, ob die Kreditbeziehungen korrekt und vertragsgemäß abgewickelt werden, ob diese vorteilhaft für das Unternehmen sind, beziehungsweise waren und an welchen Stellen Überarbeitungen nötig sind.