Forderungsmanagement

Als Forderungsmanagement wird das professionelle Mahnverfahren bezeichnet, dass zum Ziel hat, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen nachhaltig sicher zu stellen. Es handelt sich um einen Teil des innerbetrieblichen Rechenwesens. Das Forderungsmanagement beginnt mit dem Ordnen, dem Registrieren und dem Organisieren von offenen Zahlungen. Sobald bei diesen Aktionen ein Zahlungsverzug registriert wird, sorgt das Forderungsmanagement dafür, dass der Rechnungsempfänger sofort an die Zahlungspflicht erinnert wird. Aber nicht nur die Erinnerung ist dessen Aufgabe, das Forderungsmanagement sorgt auch dafür, dass die Zahlung schnellstmöglich erledigt und gebucht wird. Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt nicht erst mit der ersten Zahlungserinnerung und dem Eintreiben der offenen Forderungen. Bevor es zu einem Geschäftskontakt kommt, sollte die Bonität des Geschäftspartners kontrolliert werden. Auch ein Blick in das Schuldner- und Handelsregister ist sehr hilfreich, um Informationen zum künftigen Geschäftspartner zu finden. Bei einer so umfassenden Kontrolle, die schon vor dem eigentlichen Geschäft beginnt, wird von einem Debitorenmanagement gesprochen. Das Debitorenmanagement erfasst alle Abläufe, die innerhalb des Rechnungswesens stattfinden. Forderungsausfälle sollen frühzeitig erkannt und von Anfang an vermieden werden und entstandene Forderungsausfälle schnell erledigt werden.

Die besonderen Merkmale des Forderungsmanagements

Schon bei der Vertragsgestaltung beginnt das professionelle Forderungsmanagement. Im Vertrag befinden sich Klauseln und allerlei Informationen rund um die Absicherung und die Erfüllung der Pflichten. Dazu gehört in erster Linie ein genaues Zahlungsziel. Das Zahlungsziel kann unterschiedlich gewählt werden von einem festen Zahlungsziel mit Datum bis hin zu einem flexiblen Zahlungsziel nach Erhalt der Rechnung oder ähnliches. Gerade in Massengeschäften kann eine genaue Regelung des Zahlungsziels für einen vereinfachten Ablauf sorgen. Die Klauseln, in denen die Informationen nachzulesen sind, sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Neben den Gewährleistungspflichten und den Haftungsbeschränkungen sind die Klauseln ein Bestandteil des Vertrages. Zudem befinden sich dort Informationen zu den Mahnkosten und zu den Inkassokosten.

Des Weiteren gehören prüffähige Rechnungen zu einem effektiven Forderungsmanagement. Die Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen genau entsprechen. In ihnen sind aber nicht alle Angaben in Bezug auf die Zahlungsfälligkeit enthalten. Im Grunde sind alle Informationen zu dem Kunden, dem Auftraggeber und zur Dienstleistung oder dem Produkt enthalten. Aber auch Informationen zum Zahlungsziel und die genaue Summe stehen gut erkennbar auf der Rechnung.

Sobald der Kunde seine offenen Zahlungen nicht bis zur vereinbarten Zahlungsfrist beglichen hat, befindet er sich im sogenannten Zahlungsverzug. Der Zahlungsverzug tritt zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein. In den meisten Fällen ist das 30 Tage nach Erhalt der Rechnungen. Ansonsten sind Informationen in den Rechnungen enthalten.

Der Zahlungsverzug

Auf jeder Rechnung, die der Kunde für die erbrachte Dienstleistung oder das gekaufte Produkt bekommt, steht nicht nur die Rechnungshöhe, sondern auch das Zahlungsziel. In Deutschland gilt meist ein Zahlungsziel von bis zu 14 Tagen, wenn es auf der Rechnung nicht anders angegeben ist. Einige Unternehmen bieten ihren Kunden auch ein Zahlungsziel in 100 Tagen oder drei Monaten an. In der Regel handelt es sich hierbei um Versandhäuser, die den Kunden eine einfachere Zahlung ermöglichen wollen und ihnen finanzielle Sicherheit bieten wollen. Das genaue Zahlungsziel mit Datum steht immer auf der Rechnung. Sollte zum angegebenen Zahlungsziel das Geld nicht überwiesen worden sein, dann beginnt der Zahlungsverzug. Der Zahlungsverzug setzt sofort am nächsten Werktag ein.

Beispiel:
Auf der Rechnung steht als Zahlungsziel der 02.01.2020. Dann muss die offene Forderung spätestens an diesem Tag auf dem Konto des Unternehmens eingegangen sein. Sollte dann am 03.01.2020 die Forderung immer noch nicht beglichen sein, dann befindet sich der Kunde schon im Zahlungsverzug.

Die meisten Unternehmen ermöglichen ihren Kunden einen Zahlungsverzug von bis zu 30 Tagen. Allerdings gilt das nur für Verbraucher. Das bedeutet anhand des obigen Beispiels, dass der Kunde sich erst im Zahlungsverzug befindet, wenn am 02.02.2020 die offene Forderung noch nicht beglichen ist. Bis zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen mit Hilfe des Forderungsmanagements aber das Recht eine Zahlungserinnerung zu verschicken und den Kunden an die offene Forderung zu erinnern.

Das Mahnschreiben / der Mahnbescheid

Gerät der Kunde in den Zahlungsverzug, dann beginnt das Forderungsmanagement mit seiner Hauptarbeit und setzt ein sogenanntes Mahnschreiben auf. Grundsätzlich ist ein Mahnschreiben formfrei und enthält alle notwendigen Punkte rund um den Auftrag.

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Fälligkeitsdatum
• Höhe der Forderung
• neue Zahlungsfrist

Sollte auch nach dem Mahnschreiben keine Zahlung eintreffen, dann wird das Forderungsmanagement härtere Geschütze auffahren und in das gerichtliche Mahnverfahren gehen. Grundsätzlich schreiben die meisten Unternehmen bis zu drei Mahnungen und drohen zuerst das gerichtliche Mahnverfahren an. In den meisten Fällen wird die offene Forderung in dieser Zeit beglichen, aber es gibt Kunden, die es auf ein gerichtliches Mahnverfahren ankommen lassen. Die Gründe sind unterschiedlich von dem Willen nicht zu Bezahlen bis hin zu finanziellen Schwierigkeiten. Das Ergebnis des gerichtlichen Mahnverfahrens ist der Erlass eines gerichtlichen Vollstreckungsbescheides. Dieser Bescheid ist ein Titel, der bis zu 30 Jahre Gültigkeit hat und vom zuständigen Mahngericht ausgegeben wird.

Die Kosten für ein Mahnverfahren

Das Forderungsmanagement beginnt mit dem Schreiben der ersten Zahlungserinnerung und schon mit diesem Schreiben wird eine Gebühr mit auf die vorherige offene Forderung gelegt. Diese Gebühr soll die Arbeiten des Forderungsmanagements decken. Jede Tätigkeit, die das Forderungsmanagement durchführt ist mit Kosten verbunden von dem Mitarbeiter, der sich um die Schreiben kümmert bis hin zu den Briefmarken auf den Zahlungserinnerungen. Die Kosten für das Forderungsmanagement werden zuerst von dem Unternehmen bezahlt, die das Forderungsmanagement beauftragt hat, aber das Unternehmen stellt die Kosten dem Kunden in Rechnung, der seine offenen Forderungen nicht fristgerecht beglichen hat.

Forderungsmanagement – Inhouse oder Outsourcing

In den letzten Jahrzehnten hat sich der Bereich des Forderungsmanagements immer weiter ausgebaut und die gerichtlichen Mahnverfahren haben einen immensen Anstieg hinter sich. Heute ist ein Forderungsmanagement für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen ein Muss. Sollte das Unternehmen sehr groß sein, dann sollte das Forderungsmanagement aus dem Haus gegeben werden. Es gibt mittlerweile Unternehmen, die sich auf den Bereich des Forderungsmanagements spezialisiert haben. Sie kümmern sich um alle Angelegenheiten und das Unternehmen kann sich den Tagesaufgaben widmen. Hier bietet sich ein Outsourcing Forderungsmanagement an. Allerdings spielen Kosten und Nutzen bei der Entscheidung eine bedeutende Rolle. Andere Unternehmen, die deutlich kleiner sind, arbeiten intern mit dem eigenen Forderungsmanagement. Die Mahnungen werden von den eigenen Mitarbeitern verfasst und dazu wird eine Vorlage aus dem Internet genommen oder der Anwalt hat ein Schreiben erstellt. Gerade kleine Unternehmen und Freiberufler nutzen diese Möglichkeit, denn die Kosten für ein Outsourcing Forderungsmanagement sind einfach zu hoch.