Repräsentanz

Die Aufgaben einer Repräsentanz

Die Aufgaben der Repräsentanz sind ganz einfach gehalten. Sie besehen meist in der Kontaktpflege und sollen die Geschäftskontakte pflegen. Es gibt zwar auch viele inländische Repräsentanzen, aber in der Regel werden die Zweigstellen meist von internationalen Unternehmen errichtet, um international tätig sein zu können und die Kunden außerhalb des eigenen Landes ausreichend zu informieren und einen Kontakt darzustellen. Geschäfte vorbereiten, aber auch bestehende Kunden Zufriedenstellen gehören zu den Hauptaufgaben der Repräsentanz. Dabei geht es rein um den Kundenkontakt, denn die wirklichen Abschlüsse werden in der Niederlassung gemacht, die in der Nähe zu finden ist. Für seine Tätigkeiten ist die Vertretung selbstständig und muss die Arbeiten auch selbstständig verrichten. Die Mitarbeiter haben zudem die Aufgabe, Kontakte zu verschiedenen Bereichen herzustellen und zu verwalten. Dazu gehören:

• Banken
• Lieferanten
• staatliche Stellen

Auch das Sammeln von volkswirtschaftlichen Informationen kann zu den Aufgaben einer Repräsentanz gehören. Das bedeutet, sie kümmern sich um die Erstellung von Marktforschungen, um festzustellen, ob für eine Ware ausreichend Interesse besteht.

Die personelle Einteilung

In der Repräsentanz ist die personelle Aufteilung eher als gering einzuschätzen. In erster Linie handelt es sich bei der Vertretung des Unternehmens um ein repräsentatives Büro, das nur wenige Zimmer besitzt. Dazu gibt es einen Büroleiter und vielleicht ein paar Angestellte. Bei kleineren Unternehmen beschäftigt sich in der Repräsentanz nur der Büroleiter mit der Kundenbetreuung vor Ort. Die Einrichtung des Büros dient in erster Linie der Optik. Sie sind meist stilvoll und modern eingerichtet. Besitzen eine kleine Küche und sogar einen Empfangsraum, der Kunden ansprechend in Empfang nimmt. Das Büro selbst ist mit allen modernen Techniken ausgestattet, die ein international tätiges Büro besitzen muss. Bequeme Sitzgelegenheiten von Stühlen bis zum Sofa runden das Ambiente ab. Für eine gemütliche Optik sind meist einige Grünpflanzen und kleine Bäume vorhanden. Grundsätzlich ist die Repräsentanz zu den üblichen Geschäftszeiten geöffnet, die zwischen 8.00 Uhr und 18.00 Uhr liegen. Einige Unternehmensvertretungen sind sogar nur einige Tage in der Woche geöffnet. Die Mitarbeiter der Vertretung sprechen die Muttersprache und auch die Sprache des Gastlandes, um Auftragsabwicklungen und Kundenkontakte zu pflegen. Auch Beschwerdefälle werden von den fachkundigen Mitarbeitern entgegengenommen.

Zusatzaufgaben der Mitarbeiter einer Repräsentanz

In unregelmäßigen Abständen erscheinen Gesprächspartner aus der Hauptzentrale, die sich mit den potenziellen neuen Kunden treffen müssen. Auch hier ist der Repräsentant für den Kontakt zuständig. Er begleitet den Mitarbeiter aus der Hauptzentrale zum Kundengespräch, macht die beiden Parteien bekannt und kümmert sich um die Belange des angereisten Kunden oder Gesprächspartners. In diesem Fall gehören auch Aufgaben wie

• Hotelsuche und Buchung
• Mietwagenbuchung
• Restaurantbuchung
• Kundenkontaktherstellung
• Termine

zu seinen Aufgaben. Er muss die angereiste Partei in allen Belangen zufriedenstellen, damit es zu einem guten Geschäftsabschluss kommen kann.

Das Errichten einer Repräsentanz

Im Grunde kann jedes Unternehmen eine Repräsentanz in einer anderen Stadt oder einem anderen Land errichten lassen. In einigen Fällen ist allerdings im Vorfeld eine Genehmigung einzuholen. Gerade im Bereich der Bankrepräsentanz ist nur die Kontaktpflege, die Anbahnung und die Vermittlung von Geschäften erlaubt. Das ist im § 53 a des Kreditwesengesetzes festgehalten. Zudem dürfen nur Geschäfte mit Inländern gemacht werden. Geschäfte mit ausländischen Parteien dürfen nur in der Hauptzentrale durchgeführt werden. Für die Repräsentanz muss dafür eine spezielle Genehmigung vorhanden sein, die von der Bankenaufsicht herausgegeben werden kann. Allerdings darf die Bankenrepräsentanz ohne Genehmigung die Aufträge an die Zentrale weiterleiten.

Voraussetzungen zur Eröffnung einer Repräsentanz

Die Grundvoraussetzung zur Eröffnung einer Repräsentanz also einer Unternehmensvertretung beginnt damit, dass nur ein ausländisches Unternehmen eine solche Zweigstelle eröffnen darf. Zu ausländischen Unternehmen gehören alle Firmen, die außerhalb Deutschlands den Hauptfirmensitz haben. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Land der Hauptsitz zu finden ist, wichtig ist nur, dass er nicht in Deutschland sein darf. Zudem muss das ausländische Unternehmens mindestens zwei Jahre aktiv seinen Geschäften nachgehen, damit eine Errichtung genehmigt werden kann. In Deutschland dürfen von einem Unternehmen im Höchstfall bis zu vier Repräsentanten vorhanden sein. Also dürfen nur vier Niederlassungen errichtet werden. Das bedeutet, bei der Suche nach einem passenden Standort für die Repräsentanz muss mit Sorgfalt gerechnet werden. Sie sollten sich in Großstädten mit guten Verkehrsanbindungen befinden. Ideal sind Städte wie Hamburg, Frankfurt oder Berlin. Zudem sind die Marktforschungen bei Großstädten sehr aussagekräftig, da hier verschiedene Menschen leben und somit ein buntes Bild entstehen kann. Nach der Genehmigung hat die Repräsentanz ein Jahr Zeit, um sich seinen Aufgaben zu widmen. Nach einem Jahr ist die Registrierung abgelaufen und es muss eine Verlängerung beantragt werden. Damit eine Errichtung stattfinden kann, muss ein notariell beglaubigter Handelsregisterauszug eingereicht werden. Das ist schon bei der Ersteinrichtung der Fall und muss auch zur Weitergenehmigung vorgelegt werden.

Vorteile der Repräsentanz

Die Vorteile einer Unternehmensvertretung für die Kunden sind, dass es endlich einen Kontakt zum Hauptunternehmen gibt, das im Ausland seinen Sitz hat. Bei ausländischen Unternehmen ist die Sprache meist ein unüberwindbares Hindernis und das wird mit einer Repräsentanz in der Sprache des Landes überwunden. Für die Unternehmen ist die Vertretung eine einfache und vor allen Dingen kostengünstige Möglichkeit sich mit den Kunden und Unternehmen vor Ort einig zu werden. Auch Marktforschungen sind wesentlich einfacher durchzuführen, wenn eine Repräsentanz vor Ort ist.

Nachteile der Repräsentanz

Im Grunde gibt es nur einen Nachteil der Repräsentanz, denn die Vertretung darf keine eigenständigen Geschäftstätigkeiten ausüben oder Verträge abschließen. Sie erfüllt eigentlich nur Hilfstätigkeiten, die dem Unternehmen in die Hände spielen.

Dokumente zur Eröffnung einer Repräsentanz

Um eine lokale Vertretung des Hauptunternehmens zu erreichten müssen bei der Genehmigungsbehörde einige Unterlagen eingereicht werden. Das sind

• das Antragsschreiben der Muttergesellschaft
• ein Handelsregisterauszug von der Muttergesellschaft
• eine Kopie des Gesellschaftsvertrags der Muttergesellschaft
• eine Bonitätsbescheinigung der Hausbank (Muttergesellschaft)
• Mietvertrag für Büroräume (unterschrieben)
• Ernennungsschreiben für den Repräsentanten (Bürovorsteher) und dessen Lebenslauf
• das Antragsformular für die Errichtung einer Repräsentanz

Für manche Branchen sind zusätzliche Genehmigungen notwendig, die von Staatsbehörden oder Ministerien ausgestellt werden müssen. In der Regel dauert der ganze bürokratische Vorgang von der Antragsstellung bis hin zur Genehmigung um die zwei Monate. Innerhalb der Zeit bleibt der Muttergesellschaft nur das Warten, auch wenn die Büroräume schon angemietet sind.