Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten sind in vielen Bereichen zu finden und beschreiben Kosten, die für Verwaltungstätigkeiten. Dabei handelt es sich um Kosten, die nichts mit der Entstehung und der Vermarktung zu tun haben. Aufgrund der unzähligen Betriebe können die Verwaltungskosten variieren. Es gibt Unternehmen, die einen Fuhrpark besitzen, um die Produkte zu den Kunden zu befördern. Dann fällt der Fuhrpark eher in den Vertrieb und ist von den Verwaltungskosten ausgeschlossen. Im Grunde zählen alle Kosten zu den Verwaltungskosten, die mit den Aufgaben im Hintergrund zu tun haben. Zu den Kosten können gehören:

• Geschäftsführung
• Rechnungswesen
• Personalwesen
• Informationsverarbeitung
• Fuhrpark (allgemein)
• Hausmeister

Die Verwaltungskosten strukturieren

Die oben genannten Bereiche stellen die grobe Struktur der Verwaltungskosten dar. Allerdings sind genaue Strukturen für jeden Betrieb unumgänglich. Innerhalb eines Unternehmens sind die Strukturen aufgrund von Anregungen und Informationen sehr wichtig. Die Kosten müssen gut definiert sein, damit auch Rückschlüsse möglich sind. Zu den typischen Verwaltungskosten gehören nicht nur die Fertigungslöhne, sondern auch die Kosten für die Fertigungsmaterialien. Die Kosten werden eigentlich in verschiedene Blöcke unterteilt, darunter

• Personalkosten
• Raumkosten
• Kosten für Informationsverarbeitung
• Rechts- und Beratungskosten
• Reisekosten

In Betrieben fallen  meist die höchsten Kosten, die in den Bereich der Verwaltungskosten. Es gibt zwar noch einige andere Kosten, aber sie sind nur in geringer Höhe vorhanden und sind nicht entscheidend. Allerdings sollten auch die kleineren Kosten in der Struktur eines Unternehmens auftauchen, um wirklich alle Verwaltungskosten fest im Blick zu haben.

Kosten senken – Verwaltungskosten

Grundsätzlich zählen die Verwaltungskosten zu den höchsten Kosten in einem Unternehmen. Jedes Unternehmen nimmt sich jedes Jahr vor, die Kosten zu senken, um mehr Gewinn zu machen. Der erste Weg ist das Senken der Verwaltungskosten. Gerade die Personalkosten zählen zu den höchsten Ausgaben, die ein Unternehmen haben kann. Bei Sparversuchen wird meist zuerst das Personal bedacht. Lohnsenkungen und Kurzarbeit sind eine gern gesehene Maßnahme der Unternehmen. Aber auch das Austauschen von Facharbeitern gegen preiswerte Mitarbeiter ist eine Maßnahme, um die Personalkosten zu verringern.

Die Raumkosten können in der Regel eher nicht gesenkt werden, denn in den Kosten ist nicht nur die Miete enthalten, sondern auch alle anfallenden Nebenkosten von Strom über Heizung usw.. Diese Kosten sind meist kaum zu senken, denn sonst wird die Produktion beeinflusst und das Unternehmen macht weniger Gewinn. Allerdings können die Mietkosten gespart werden, wenn das Unternehmen Eigentum kauft. Die Mietkosten fallen dann weg, aber die restlichen Raumkosten bleiben bestehen.

Die Kosten für Informationsverarbeitung, Rechts- und Beratungskosten und Reisekosten sind auch gut zu senken. Allerdings muss das Unternehmen gerade in diesen Bereichen genau schauen, ob das wirklich Sinn macht. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass die Verwaltungskosten nicht gesenkt werden, sondern das Produkt selbst eine Preiserhöhung bekommt. Dann können die Verwaltungskosten in der Höhe bestehen und durch die Preiserhöhung steigt der Gewinn. Allerdings kann das die potentiellen Kunden verärgern.

Klar ist, das Senken der Verwaltungskosten ist der erste Weg, um finanzielle Schwierigkeiten zu vermeiden, aber auf Dauer kann das zum Ruin des Unternehmens führen.

Verwaltungskosten bei Immobilien

Bei jeder Immobilie fallen Verwaltungskosten an, die zu Verwaltung des Gebäudes eingesetzt werden. Dazu gehören nicht nur die Arbeitskräfte, sondern auch Aufsichtskosten und alle anderen Arten von Kosten, die für die Verwaltung genutzt werden. Gerade bei einer Immobilie fallen zahlreiche Verwaltungskosten an, die schon mit dem Makler beginnen. Der Makler sucht im Auftrag des Eigentümers einen Käufer oder einen Mieter. Dafür fallen Kosten an, die im Bereich der Verwaltung zu finden sind. Aber auch die monatlichen Abrechnungen, die ein Mieter bekommt und der ganze Papierkram von Mahnungen bis zu Informationsblättern gehören zum Verwaltungsaufwand. Natürlich muss die Verwaltung von einer Person übernommen werden. Heute gibt es Verwalter, die sich um die ganzen Aufgaben kümmern. Der Verwalter zählt zu den Personalkostenausgaben. Auch der Jahresabschluss und die Hausmeister zählen zu den Verwaltungskosten.

Höhe der Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten können in der Regel selbstständig vereinbart werden. Die einzige Ausnahme stellt eine Wirtschaftlichkeitsberechnung wie bei öffentlich gefördertem Wohnraum dar. In der zweiten Berechnungsverordnung ist die Höhe der Verwaltungskosten festgehalten und diese darf nicht überschritten werden. Sie sind im § 26 II.BV pauschal festgehalten.

§ 26 Zweite Berechnungsverordnung

(1) Verwaltungskosten sind die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht sowie der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit. Zu den Verwaltungskosten gehören auch die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Geschäftsführung.
(2) Die Verwaltungskosten dürfen höchstens mit 230 Euro jährlich je Wohnung, bei Eigenheimen, Kaufeigenheimen und Kleinsiedlungen je Wohngebäude angesetzt werden.
(3) Für Garagen oder ähnliche Einstellplätze dürfen Verwaltungskosten höchstens mit 30 Euro jährlich je Garagen- oder Einstellplatz angesetzt werden.
(4) Die in den Absätzen 2 und 3 genannten Beträge verändern sich am 1. Januar 2005 und am 1. Januar eines jeden darauf folgenden dritten Jahres um den Prozentsatz, um den sich der vom Statistischen Bundesamt festgestellte Verbraucherpreisindex für Deutschland für den der Veränderung vorausgehenden Monat Oktober gegenüber dem Verbraucherpreisindex für Deutschland für den der letzten Veränderung vorausgehenden Monat Oktober erhöht oder verringert hat. Für die Veränderung am 1. Januar 2005 ist die Erhöhung oder Verringerung des Verbraucherpreisindexes für Deutschland maßgeblich, die im Oktober 2004 gegenüber dem Oktober 2001 eingetreten ist.

Verwaltungskosten bei öffentlich gefördertem Wohnraum

Beim öffentlich geförderten Wohnraum gehören die Verwaltungskosten zu einem Teil der Kostenmiete. Auch hier gilt der oben genannte Paragraf als Richtlinie.

Verwaltungskosten in der Betriebskostenabrechnung

Jedes Jahr bekommen Mieter eine Betriebskostenabrechnung. In der Abrechnung stehen alle wichtigen Informationen rund um die Betriebskosten, die im Jahr angefallen sind und durch die Nebenkosten vom Mieter zu tragen sind. Allerdings versuchen immer mehr Vermieter mittlerweile die Verwaltungskosten auf die Mieter umzuschlagen. Allerdings ist das nicht rechtens. Der Vermieter hat nicht das Recht, die Kosten für die Verwaltung auf die Mieter abzuwälzen. Er muss die Verwaltungskosten selber tragen. Bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung muss ein Blick auf die einzelnen Posten geworfen werden. Auch der Mietvertrag gilt zu prüfen. Ist eine Verwaltungskostenregelung im Mietvertrag enthalten, dann ist ein Anwalt aufzusuchen, denn sie ist nicht wirksam und kann angefochten werden.